7 cosas que organizar antes de que el personal de administración se vaya de vacaciones

7 cosas que organizar antes de que el personal de administración se vaya de vacaciones

Las vacaciones de verano se aproximan. En julio será casi imposible que tengan tiempo libre los responsables de contabilidad e impuestos, pero agosto está a la vuelta de la esquina.

  • Deja todo a punto antes de irte de vacaciones
  • Conoce todo lo que debes hacer antes de marcharte a disfrutar de tus días de descanso

Las vacaciones son un periodo de descanso necesario y deseado para el que las disfruta. No obstante, si nos se planifican bien, pueden tener efectos muy negativos en la organización, ya no solo en lo relativo a producción y ventas, sino también en lo que se refiere al soporte administrativo necesario para que todo funcione.

En empresas grandes, en las que se cuenta con varios administrativos, es más fácil que unos sustituyan a otros, pero en las pymes que cuentan con un solo administrativo o administrativa, las vacaciones de este pueden suponer un serio problema para la compañía.

Las fechas de disfrute de las vacaciones del personal de administración no son pues una cuestión baladí, por lo que hay siete cosas que se deben tener en cuenta si no se quiere que las vacaciones de uno suman a la empresa en el caos.

Cerrado por vacaciones

Muchas empresas lo tienen claro, tanto grandes como pequeñas, establecen unos periodos de vacaciones en los que la actividad de la empresa se reduce y cuelgan el cartel de cerrado por vacaciones.

En grandes empresas puede quedar solo personal de mantenimiento y servicios mínimos, pero en otras más pequeñas no queda nadie. En empresas de hostelería en zonas costeras nadie cerrará en verano, al igual que las firmas que suministran a las empresas que se dedican a atender a los turistas, que trabajarán a pleno rendimiento estos meses. Todas ellas podrán cerrar cuando lleguen los meses de invierno y vean reducida su la actividad.

Planificación

La planificación de las vacaciones es clave. No pueden ser una barra libre en la que cada uno se marcha cuando quiere y como quiere. Es necesario que la dirección de la empresa junto con los trabajadores planifiquen su trabajo antes, durante y después de sus vacaciones, para evitar los mínimos trastornos a la organización y a los compañeros que se quedan en su puesto.

Utiliza la nube

Es mejor desconectar de todo, pero en ocasiones es imposible y es mejor disfrutar al 90% de unas vacaciones que no poder permitírselas por tener que realizar determinadas tareas. La utilización de la nube y de aplicaciones de gestión que permitan acceder en remoto a las aplicaciones pueden permitir la realización desde el lugar de vacaciones de algunas tareas críticas.

Deja tu trabajo al día

Se debe dejar en la medida de lo posible el trabajo al día y asignadas las tareas más críticas que deban realizar otros compañeros. Al dejar el trabajo al día, se acumulará menos a la vuelta.

Deja un mensaje en el email y en el teléfono

Las personas con las que interactúas habitualmente en tu operativa diaria no tienen por qué suponer que estas de vacaciones, por lo que si nadie va a contestar a los emails o al teléfono conviene dejar un mensaje indicando el periodo en el que la empresa cierra sus puertas.

Atención a los períodos de liquidación de impuestos y las obligaciones mercantiles

La presentación de los impuestos trimestrales y mensuales el 20 de julio, del Impuesto sobre Sociedades el 25 de julio y el depósito de las cuentas anuales hacen que el mes de julio sea un mes en el que puede ser complicado disfrutar de vacaciones.

Refuerza tu plantilla si es necesario

El verano es un buen momento para dar una oportunidad a becarios o para realizar contrataciones temporales para sustituir al personal que está de vacaciones. Es conveniente tener en cuenta que estas personas deben incorporarse con antelación suficiente para adquirir un mínimo de destreza para realizar sus tareas eficientemente, ya que, en caso contrario, puedes ser peor el remedio, contratar que no contratar a nadie.

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