Cuentas Anuales: Errores frecuentes en el Certificado de Aprobación que hemos de corregir.
          Normalmente, para la presentación de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil competente por razón de domicilio, nos tomamos un determinado tiempo verificando que no existen errores en los Estados Financieros presentados y, sin embargo, no siempre prestamos la suficiente atención a uno de los documentos de presentación obligatoria que más es revisado por el Registrador Mercantil: el Certificado de Aprobación de Cuentas Anuales.

RECUERDE QUE:
Aunque la sociedad no haya realizado actividad mercantil alguna al cierre de un ejercicio (sociedad inactiva), la sociedad está obligada a presentar cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Hemos de recordar que “en teoría” este certificado, simplemente es la acreditación o manifestación de los responsables de la entidad de lo acontecido en la Junta General de socios/accionistas donde se aprueban las cuentas anuales; pero todos sabemos que en muchas empresas esto no siempre es así, por la naturaleza de la empresa, la confección de sus órganos de administración, etc., “el asesor o responsable” elabora el certificado con la información y documentación que obra en su poder.

Así, pasemos a enumerar aquellos aspectos que no podemos olvidar en la elaboración de este certificado, pues una incorrecta formalización implicaría que las cuentas anuales fuesen calificadas de defectuosas no pudiendo ser depositadas hasta su subsanación.

 

CONTENIDO

La certificación debe incluir las siguientes menciones:

  • Denominación de la entidad.

 

  • Lugar de celebración.

 

  • El acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado;

 

  • Hacer mención a que la sociedad puede formular las cuentas en formato Pyme – Abreviado y no está obligada a que sean sometidas a verificación de auditor ni a elaborar el Informe de Gestión de conformidad con los artículos 257, 258, 261, y 263 del RDL 1/2010, de 2 Julio, texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.

 

  • Si fuese el caso, expresar la certeza o acreditación de la correlación entre las cuentas depositadas y las cuentas auditadas.

 

  • Mayoría con la que son aprobadas las cuentas (ordinaria, unanimidad, etc.)

 

  • Caso de que las cuentas se presenten en formato digital, identificar el código alfanumérico que corresponde con las cuentas presentadas y que viene consignado en la huella digital que debe ser debidamente firmada y presentada conjuntamente con las cuentas anuales.

 

  • Expresión de que las cuentas y, en su caso, el informe de gestión, han sido firmados por todos los administradores o, en caso, la causa de que falte alguna firma.

 

  • Las sociedades inactivas habrán de hacer constar esta circunstancia.

 

FECHAS A CONSIGNAR CORRECTAMENTE.

Hemos de conocer que, de acuerdo con el artículo 279 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (RDL 1/2010) y el artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil (Real Decreto 1784/1996), los administradores de la sociedad deben depositar las cuentas anuales (además del informe de gestión e informe de auditoría si fuese el caso) en el Registro Mercantil del domicilio social dentro del MES SIGUIENTE a la aprobación de las cuentas.

Pues bien, este hecho resulta un aspecto fundamental y sobre el que tenemos que prestar especial atención, a la hora de indicar en el Certificado de Aprobación de las Cuentas Anuales las fechas en que se produce la formulación y aprobación de las cuentas, pues éstas determinarán el plazo de depósito de las mismas.

Recordemos que disponemos de:

  • 3 meses para la formulación de cuentas contados a partir del cierre del ejercicio social; es decir, hasta el 30 de marzo del año siguiente si el ejercicio económico coincide con el año natural.

 

  • 6 meses para aprobar en la Junta y decidir la distribución del resultado; hasta el 30 de junio del año siguiente si el ejercicio económico coincide con el año natural.

 

  • 1 mes para presentar las cuentas anuales, es decir, hasta el 30 de julio del año siguiente si el ejercicio económico coincide con el año natural.

 

 

En este sentido, hay que tener cuidado con las fechas de formulación y aprobación recogidas en el Certificado de Aprobación de Cuentas Anuales, pues si éstas no cumpliesen con los plazos señalados, las cuentas serían “devueltas” o no depositadas, a expensas de la correspondiente subsanación.

Ejemplo si expresamos que la Junta General de Socios o Accionistas se celebra, aprobando las cuentas con fecha 15 de Junio, dispondremos hasta el 15 de Julio para presentar las Cuentas anuales en plazo.

 

FIRMAS OBLIGATORIAS.

La certificación de aprobación de cuentas anuales debe ser firmada por el/los Administrador/es de la sociedad.

En los casos en que existan varios administradores dependiendo de que tengan la condición de solidarios o mancomunados podrá firmar cualquiera de ellos o será obligatoria la firma de todos, respectivamente.

RECUERDE QUE:
Ya NO es necesario legitimar la firma del/de los Administrador/es en Notaría.

En cualquier caso la persona o personas que va a firmar las Cuentas Anuales como administrador/es deben estar inscritos en el Registro Mercantil como tales, estando su cargo vigente, pues de lo contrario éstas (cuentas) serán calificadas como defectuosas.

Cuando el órgano rector sea un consejo de administración, serán presidente o vicepresidente los que habrán de estampar su firma.

 

MODELO

A continuación ponemos a disposición de nuestros lectores algún modelo/plantilla de este tipo de certificado:

 

Javier Gómez

Departamento de Fiscalidad de RCR Proyectos de Software.www.supercontable.com

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